Newsletter 32 / 2011

Aufbewahrungspflicht verletzt; was passiert?

Werden Geschäftsunterlagen nicht korrekt aufbewahrt, können sich sowohl zivil­recht­liche als auch strafrechtliche Konsequenzen ergeben.

Zivilrechtlich müssen Dokumente vor allem aus Beweiszwecken aufbewahrt werden, um bei einer Auseinandersetzung die eigene Position zu stärken. Falls Gläubigern bzw. Vertrags­partnern durch die Verletzung der Aufbewahrungspflicht ein Schaden entsteht, so können unter Umständen die obersten Ver­wal­tungs­organe einer Gesellschaft haftbar gemacht werden. Diese Haftung kann reduziert werden, wenn das Unternehmen nachweislich über ein funktionierendes und dokumentiertes Aktenmanagement verfügt.

Eine vernachlässigte Aufbewahrungspflicht kann auch strafrechtliche Folgen ha­ben. Folgende Straftatbestände sind relevant, wenn Gläubiger geschädigt werden, was vor allem bei einem Konkurs vorkommt:

• Urkundenunterdrückung; wird mit einer Freiheitsstrafe bis zu 5 Jahren oder einer Geldstrafe sanktioniert;
• Unterlassung der Buchführung, was mit einer Freiheitsstrafe von bis zu 3 Jah­ren oder einer Geldstrafe sanktioniert wird;
• Ord­nungswidrige Führung der Geschäftsbücher, wird mit Busse bestraft.

Der Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen ist nicht nur für die eigenen In­teres­sen wichtig, sondern muss auch aus rechtlichen Gründen korrekt erfolgen. Ab­gesehen von der Bilanz und Erfolgsrechnung kann die Aufbewahrung auch elek­tro­nisch erfolgen, muss aber zahlreichen Anforderungen genügen. Der Schutz der Daten gegen unerlaubten Zugriff und Manipulation ist nur ein Aspekt der elektronischen Aufbewahrungspflicht.

Es ist zu empfehlen, wichtige Verträge und Geschäfts-korrespondenz immer auch in Papierform aufzubewahren.